Politique de confidentialité
Cette politique explique de manière claire quelles données personnelles peuvent être traitées par ACK9 Services, pourquoi elles sont utilisées, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits.
Dernière mise à jour : 14 21 octobre 20261. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données collectées dans le cadre du site ack9services.fr et des prestations ACK9 Services est :
2. Origine des données
Les données proviennent de vos demandes via le formulaire, par téléphone, e-mail ou SMS, et éventuellement WhatsApp lorsque vous choisissez ce canal.
Pour préparer une adoption, un accueil ou un transfert, une association, un refuge ou le donneur d’ordre peut nous communiquer le nom, les coordonnées et l’adresse de l’expéditeur, de l’adoptant, de la famille d’accueil ou du destinataire. Nous ne demandons que les renseignements utiles à la mission.
Lorsque vos données nous sont transmises par un tiers, nous vous informons de leur origine et de leur utilisation au plus tard lors du premier contact ou de la première communication à un autre destinataire, et dans un délai maximal d’un mois, sous réserve des exceptions prévues par le RGPD. Nous n’achetons pas de fichiers de prospection.
3. Données traitées
Selon la demande : nom, prénom, structure représentée, e-mail, téléphone, adresses de départ et d’arrivée, disponibilités, instructions d’accès, contenu des échanges, devis, facture et informations de règlement. Les informations relatives à l’animal incluent celles utiles à sa prise en charge : identification, caractéristiques, état de santé et comportement. Elles peuvent être rattachées au dossier d’une personne.
Le formulaire et l’hébergement peuvent traiter des données techniques nécessaires à leur fonctionnement et à leur sécurité : adresse IP, date, navigateur et page consultée. Aucun suivi permanent de la géolocalisation du client n’est nécessaire au transport.
Merci de ne pas transmettre de données de santé humaines, de pièces d’identité ou de documents personnels sans nécessité. Les justificatifs éventuellement nécessaires sont limités à la finalité concernée.
4. Finalités et bases juridiques
| Utilisation | Base juridique |
|---|---|
| Répondre à la demande d’un particulier, établir son devis et exécuter son contrat de transport | Mesures précontractuelles demandées et exécution du contrat — article 6.1.b du RGPD. |
| Échanger avec les représentants d’une structure et les expéditeurs, adoptants ou familles d’accueil non parties au contrat | Intérêt légitime à organiser et sécuriser la mission — article 6.1.f ; données limitées aux contacts et consignes nécessaires. |
| Établir et conserver les factures et documents réglementaires | Obligations légales comptables, fiscales et de transport — article 6.1.c. |
| Prévenir les incidents, sécuriser le site et défendre les droits en cas de litige | Intérêt légitime à protéger les données, le service et les droits des parties — article 6.1.f. |
| Déposer des traceurs non indispensables, s’ils sont utilisés | Consentement préalable — article 6.1.a et règles applicables aux traceurs. Les traceurs strictement nécessaires suivent le régime d’exemption applicable. |
L’acceptation des CGV ne vaut pas consentement à la prospection. Pour les traitements fondés sur l’intérêt légitime, vous pouvez exercer votre droit d’opposition dans les conditions indiquées ci-dessous.
5. Données obligatoires et facultatives
Dans les formulaires, les champs signalés par un astérisque sont nécessaires pour pouvoir traiter votre demande. À ce jour, le numéro de téléphone est facultatif sur les formulaires du site.
Si une donnée obligatoire n’est pas fournie, il peut être impossible de répondre correctement à votre demande ou de préparer la prestation concernée.
Lorsque vous devenez client, certaines informations d’identité, de contact, relatives à la prestation et à la facturation sont nécessaires à la conclusion et à l’exécution du contrat ainsi qu’au respect de nos obligations légales. La fourniture de ces données revêt alors, selon les cas, un caractère contractuel ou réglementaire. À défaut de fournir les informations requises, ACK9 Services peut ne pas être en mesure de conclure ou d’exécuter la prestation, d’établir le devis ou d’émettre les documents de facturation nécessaires.
6. Périmètre des services en ligne
Les demandes de transport doivent être adressées par le formulaire, par e-mail ou par téléphone. Si vous utilisez un espace de commentaires encore accessible sur le site, le contenu du commentaire, le nom affiché, l’adresse e-mail et les données techniques nécessaires à la modération sont traités pour gérer les échanges et prévenir les abus, sur la base de notre intérêt légitime. Le nom affiché et le commentaire peuvent être publics après modération ; l’adresse e-mail n’est pas affichée publiquement.
Le site n’utilise actuellement pas de service de profilage publicitaire ni de mesure d’audience de type Google Analytics ou Meta Pixel, et n’intègre pas de vidéos YouTube, de cartes Google Maps ni de publications Facebook ou Instagram.
7. Destinataires et outils utilisés
En interne, Alexandre COLETTE est la seule personne ayant accès aux données utilisées dans le cadre d’ACK9 Services. Certaines données peuvent néanmoins être traitées par les prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du site et des communications.
Protection antispam : les formulaires intègrent des contrôles techniques pour détecter les envois automatisés. Lorsqu’Akismet est activé pour un formulaire ou un espace de commentaires, les informations nécessaires à ce contrôle (notamment contenu, coordonnées renseignées, adresse IP et informations du navigateur, selon l’intégration) peuvent être transmises à Automattic. Cette protection repose sur l’intérêt légitime à prévenir le spam et les abus. Consultez les informations de confidentialité d’Akismet.
Qonto : gestion des devis, factures et paiements, avec les données d’identification, de facturation et de règlement nécessaires. Qonto traite également certaines données pour ses propres obligations réglementaires.
Seules les informations nécessaires à la mission sont communiquées à l’expéditeur, au destinataire autorisé ou, en cas de besoin, au vétérinaire. Les autorités et conseils habilités peuvent recevoir les éléments requis par la loi ou nécessaires à la défense de droits.
ACK9 Services ne vend, ne loue et ne cède pas vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.
8. Durées de conservation
Les données ne sont pas conservées indéfiniment. Les durées suivantes sont appliquées en fonction de la situation :
| Catégorie | Durée ou critère de conservation |
|---|---|
| Demandes de contact ou de devis n’aboutissant pas à une prestation | Maximum 12 mois à compter du dernier échange, puis suppression des données dans Fluent Forms / WordPress, IONOS et Gmail. |
| Dossiers et échanges relatifs à une prestation réalisée | Pendant la mission et son suivi, puis en archive à accès restreint pour les seules pièces nécessaires à la preuve, pendant la prescription applicable, au maximum 5 ans en l’absence de délai spécial ou de litige. Les coordonnées opérationnelles et informations sur l’animal devenues inutiles sont supprimées plus tôt. |
| Contacts enregistrés dans le téléphone ou Google Contacts | Pendant la relation avec le client, puis suppression lorsqu’ils ne sont plus utiles ; lorsqu’ils restent nécessaires au suivi du dossier, la conservation est limitée au maximum à la durée applicable au dossier client. |
| Factures et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné pour les pièces comptables, dans le respect des obligations applicables. |
| Données techniques liées aux soumissions Fluent Forms | Elles sont conservées avec l’entrée correspondante et supprimées selon la durée applicable à la demande ou au dossier concerné. |
| Données techniques d’hébergement IONOS | Pendant la durée de rotation des journaux prévue pour le service IONOS utilisé, limitée aux besoins de sécurité et de fonctionnement ; une conservation distincte peut être nécessaire pour documenter un incident. |
| Sauvegardes WordPress UpdraftPlus | Durée limitée à ce qui est nécessaire à la restauration technique du site ; les anciennes sauvegardes sont supprimées ou remplacées lorsqu’elles ne sont plus utiles. |
| Commentaires, s’ils sont utilisés | Le temps nécessaire à la modération et à la publication de l’échange, puis suppression lorsque la page ou l’échange n’a plus d’utilité. Les éléments nécessaires à la gestion d’un abus ou d’un litige peuvent être conservés séparément pendant la durée justifiée par cette situation. |
| Choix de consentement aux cookies | Les choix sont conservés pour une durée cible de 6 mois avant renouvellement ; le détail des traceurs et de leur durée figure dans le gestionnaire de préférences. |
9. Communications par téléphone, SMS, e-mail et WhatsApp
Nous pouvons communiquer avec vous par téléphone, SMS ou e-mail afin de répondre à votre demande, préparer un devis ou assurer le suivi d’une prestation.
WhatsApp peut être utilisé ponctuellement lorsqu’il est choisi comme canal d’échange. Dans ce cas, les données nécessaires à la communication, telles que le numéro de téléphone et les métadonnées liées à l’utilisation du service, peuvent également être traitées par WhatsApp selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité.
Ces coordonnées ne sont pas utilisées par ACK9 Services pour des newsletters ou des campagnes de prospection commerciale automatisée.
10. Transferts de données hors de l’Espace économique européen
Les services d’hébergement, de messagerie, de facturation et de communication peuvent faire intervenir des prestataires et sous-traitants situés dans différents pays. Le lieu du siège d’un prestataire ne suffit pas à garantir l’absence de transfert international.
L’utilisation de services Google, notamment Gmail et Google Contacts, peut toutefois conduire à un traitement de données dans différents pays, y compris hors de l’Espace économique européen. Google indique que Google LLC adhère au Cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework). Lorsque le transfert n’est pas couvert par une décision d’adéquation, Google indique également recourir, lorsque cela est requis, aux clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou à d’autres mécanismes juridiquement reconnus.
Lorsque WhatsApp est utilisé, des traitements peuvent également intervenir dans le cadre de l’infrastructure internationale du groupe Meta. Pour les utilisateurs de la région européenne, WhatsApp Ireland Limited intervient selon le rôle applicable au traitement. Meta Platforms, Inc. indique participer au Cadre de protection des données UE–États-Unis pour les catégories de données certifiées, lesquelles incluent WhatsApp dans les conditions précisées par Meta. Lorsque cela est nécessaire, d’autres garanties applicables aux transferts internationaux, notamment des clauses contractuelles types, peuvent également être utilisées.
Si le service antispam Akismet est activé, les traitements réalisés par Automattic peuvent également impliquer des transferts hors de l’Espace économique européen. Les mécanismes et garanties applicables sont décrits dans les informations de confidentialité du prestataire mentionnées à l’article 7.
Les informations relatives aux garanties encadrant ces transferts et, lorsqu’elles sont disponibles, les modalités permettant d’en obtenir une copie sont accessibles sur les pages officielles des prestataires. Vous pouvez également nous contacter à ack9service@gmail.com pour toute question concernant les transferts liés aux outils que nous utilisons.
Pour en savoir plus : cadres de transfert Google, Cadre de protection des données de Meta et informations juridiques WhatsApp.
11. Cookies et autres traceurs
Le site utilise CookieYes afin d’afficher le bandeau de gestion des cookies et de mémoriser vos préférences. Le cookie strictement nécessaire à la mémorisation de votre choix peut être déposé sans consentement préalable puisqu’il sert uniquement au fonctionnement du mécanisme de gestion du consentement.
À la date de la présente politique, nous n’utilisons pas de cookies publicitaires ou de mesure d’audience nécessitant votre consentement. Les catégories de cookies non nécessaires restent désactivées par défaut et ne peuvent être activées qu’après votre choix.
Vous pouvez accepter, refuser ou modifier vos préférences à tout moment grâce au bouton « Gérer mes préférences » disponible sur le site. La durée de référence retenue pour renouveler le choix est de six mois. Les informations sur les traceurs effectivement utilisés sont présentées dans ce gestionnaire.
12. Vos droits
Selon le traitement concerné et sa base juridique, vous pouvez exercer les droits prévus par le RGPD, notamment les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, lorsque les conditions sont réunies, de portabilité. Pour les traitements fondés sur votre consentement, notamment certains cookies éventuels, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
Pour exercer vos droits, contactez-nous à ack9service@gmail.com. Une réponse vous sera apportée dans les délais prévus par le RGPD, en principe dans un délai d’un mois. En cas de doute raisonnable sur votre identité, des informations complémentaires strictement nécessaires à sa vérification pourront vous être demandées.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
13. Limites au droit à l’effacement
Une demande d’effacement est examinée au regard du traitement concerné. Certaines données ne peuvent pas être supprimées immédiatement lorsqu’une obligation légale impose leur conservation ou lorsqu’elles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
C’est notamment le cas des factures et pièces comptables soumises à une durée légale de conservation.
14. Sécurité et confidentialité
ACK9 Services met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques adaptées à la nature des données traitées. L’accès aux données internes est limité à Alexandre COLETTE.
Les données sont notamment protégées par des accès authentifiés aux services utilisés, par les dispositifs de sécurité de l’hébergeur et par des sauvegardes techniques du site. Le recours à des prestataires ne dispense pas ACK9 Services de ses obligations concernant les traitements dont l’entreprise est responsable.
15. Absence de profilage et de décision automatisée
Les décisions relatives à l’acceptation d’une prestation sont prises humainement. Des filtres antispam peuvent toutefois classer ou bloquer automatiquement un message technique. En cas d’absence de réponse, vous pouvez nous joindre par téléphone ou par e-mail. Aucun traitement ne vise à prendre à votre égard une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires.
Aucun profilage commercial automatisé n’est mis en œuvre à partir des données collectées sur le site.
16. Mise à jour de la politique
Cette politique décrit le fonctionnement actuel du site et des outils utilisés. Elle pourra être mise à jour notamment en cas de changement d’un logiciel de facturation, d’un nouvel outil de communication, d’un service de paiement, d’un outil de mesure d’audience ou de tout autre traitement de données personnelles.
La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.